つまらない会議、眠い会議、内職をする会議。
そんな会議を経験したことはないでしょうか？
また、会議をテンポよく進めたいけどどうしても時間オーバーになる、話がまとまらないといった経験をお持ちの方も多いと思います。
そこで今回紹介したい1冊が『世界で一番やさしい会議の教科書』となります。
会議のポイントだけがつらつら書かれた本ではなく、物語形式で主人公と一緒になって学んでいける本になっています。
若手だと会議の改善なんてできないと思いがちですが、この本の主人公も入社2年目で若手の悩みをつぶやきながら、小さくでもできるところから改善をしています。
そういった小さなことの積み重ねが最終的に大きな改善につながるので、少しでも会議を良くしたいという想いがある方はぜひ読んでみてください！
ダメ会議
こんな会議をしていませんか？
まず自分が参加している会議を振り返ってみて、こんな経験はないでしょうか？
- 会議をしたけどなにも決まらない
- 議論がすぐに脱線する
- 議論がかみあわない
- 同じ話を何度もする
- なにも意見がでない
- 2,3時間もだらだら会議をしている
- 会議後なにをしたらいいかわからない
などなど、思い当たる節がある人は多いのではないでしょうか。
そしてこの会議で無駄な時間を過ごしていると感じたことはあるでしょうか。
まずは無駄な時間を過ごしていると認識するとともに、どれくらい無駄な時間を過ごしているか、それをどう解決していくかをこのあと紹介していきます。
生涯会議時間
生涯に会議で費やす時間を計算したことはあるでしょうか？
人それぞれにもよりますが、本の中ではこんな計算をしています。
- 入社～10年目 週3のペースで会議2時間ずつ → 10年で約3000時間
- 10年目～20年目 週5のペースで会議2時間ずつ → 10年で約5000時間
- 20年目～30年目 週5のペースで会議8時間ずつ → 10年で約20000時間
約30000時間会議をしていることになります。
私自身もこの数字をみたときに、入社当初ですら会議がかなり多く、上司を見ても日中はほぼ会議にでているような状況でしたので、あながち間違いじゃないなと感じました。
そんな大事な時間を無駄な会議にさいていいのでしょうか。もっと効率よく時間を使うために会議時間の削減はできないかがこの本の内容となります。
気になったポイント
この本には若手でも簡単にできるものから、会議のファシリテーターを担当する中堅、管理職の社員までが使える考え方・テクニックが書かれています。
そのなかでも私自身も大事にしていて、若手の教育等でもよくお話ししていたところがありましたのでつぎの2点を紹介します。
- 会議で最後に決まったことを確認する
- 会議の終了条件を明確にする
どちらも当たり前のことですが、意外とできておらず、会議そのものの成果を落とす要因にもなっているところですので参考にしてみてください。
会議で最後に決まったことを確認する
なにかいろいろ議論して、なんとなく決まったから終わりという会議はよくあります。
しかしながら、実際のところ会議で何が決まって、次どうするかが把握していないため、会議参加者の認識の齟齬や次のアクションにうつれないといった問題が生じます。
そのため会議の終了時には必ずまとめの時間を取るようにしましょう。
- 会議でなにが決まったか
- 具体的にどういった対応をするのか
この2点は必ず確認するようにしましょう。
これは若手であっても確認だけですので、すぐにできるポイントの一つです。
最後に確認することで認識のずれも起きにくくなりますし、そのまま次のアクションへも移行がしやすくなります。
会議の終了条件を明確にする
会議で何を議論しているかわからない、すぐに話が脱線することはないでしょうか。
そういった会議は会議の目的が設定されていないことが多いです。
目的設定は大事ですが、そこからさらに一歩踏み込んで、終了条件を明確にすることを本の中では大事にしています。
目的というとどうしても抽象的になってしまうことがあります。
そのため、何が決まったら、どういう状態になったら会議が終了するのかを全員で共有した上で会議を進めます。
その終了条件にむけて全員が議論するので、話の脱線が起きにくく中身がある議論がしやすくなります。
おすすめ本：世界で一番やさしい会議の教科書
会議を円滑にすすめるための一冊「世界で一番やさしい会議の教科書」。
表紙にもあるように物語形式で話が進むので、簡単に理解することができます。
会議に対して悩みがある方にはおすすめですので、ぜひ読んでみてください。
同じ作者さんの本で、資料の作り方に同様にまとめた本があります。
こちらも非常に人気ですので、おすすめです！
