無駄な会議をしていませんか？会議をテンポよく進めるためのポイント

つまらない会議、眠い会議、内職をする会議。

そんな会議を経験したことはないでしょうか？

また、会議をテンポよく進めたいけどどうしても時間オーバーになる、話がまとまらないといった経験をお持ちの方も多いと思います。

私自身も日々会議の在り方・やり方については試行錯誤しています。

そんななかで私自身が気をつけている会議のポイントを紹介していきますので、実践してみてください。

記載したポイントのいくつかは下記の本から学んだものになります。

こちらの本も参考にしてみてください。

無駄な会議をしていませんか？

まず自分が参加している会議を振り返ってみて、こんな経験はないでしょうか？

• 会議をしたけどなにも決まらない
• 議論がすぐに脱線する
• 議論がかみあわない
• 同じ話を何度もする
• なにも意見がでない
• 2,3時間もだらだら会議をしている
• 会議後なにをしたらいいかわからない

などなど、思い当たる節がある人は多いのではないでしょうか。

こういった状態をどう解決していくかをこのあと紹介していきます。

会議を進めるうえでのポイント

会議を円滑に進めるためのポイントといえば、会議のファシリテーター（司会者）のみが意識するものと思いがちですがそうではありません。

参加者側からも改善できるポイントも多くあるので、誰もが簡単にできるポイントを中心につぎの5点を紹介します。

• 会議の目的をはっきりさせる
• 事前準備をする
• 会議の内容は都度メモをして共有する
• 終了時には会議内容の認識合わせ、具体的な行動を確認する
• 参加者全員がファシリテーター意識を持つ

会議の目的をはっきりさせる

会議で何を議論しているかわからない、すぐに話が脱線することはないでしょうか。

そういった会議は会議の目的が設定されていないことが多いです。

なんのために会議をするか、どうしたら会議を終了できるかを設定し、参加者全員で共有する必要があります。

ファシリテーター側がしっかりと設定する部分で貼りますが、参加者も目的がはっきりしていないなと感じたら冒頭に確認してみましょう。

事前準備をする

会議のスタートがぐだぐだしてスタートが遅れることはないでしょうか。

また、会議の資料が足りない、資料の作りこみが悪いといったことはないでしょうか。

会議をするには会議会場の設定や物の準備が必要です。

そのため会議直前は準備時間は必ず取る必要があります。

また、なにより大事なのが会議の中身です。

先ほどお話しした会議の目的を事前に設定することはもちろん、どのように会議を進めるか、それに合わせてどういった資料が必要かを準備していきます。

会議の内容は都度メモをして共有する

会議の途中でこれまでどんな議論をしたか忘れた、そして認識が合わないということはないでしょうか。

こういった事態を防ぐために、議論の内容を都度メモ・板書して、全員がそれを見れる状況にしておくことがポイントとなります。

ホワイトボードを利用する方法もありますが、個人的におすすめなのがPCでメモをし、それをプロジェクターやPCで映す方法です。

人にもよりますが、板書するよりタイピングのほうが早いですし、書いた内容を流用して議事録を作るのも容易です。

とくにリモートワークも増えてきている状況ですので、画面を簡単に共有できるPCでのメモ共有はおすすめです。

終了時には会議内容の認識合わせ、具体的な行動を確認する

なにかいろいろ議論して、なんとなく決まったから終わりという会議はよくあります。

しかしながら、実際のところ会議で何が決まって、次どうするかが把握していないため、会議参加者の認識の齟齬や次のアクションにうつれないといった問題が生じます。

そのため会議の終了時には必ずまとめの時間を取るようにしましょう。

• 会議でなにが決まったか
• 具体的にどういった対応をするのか

この2点は必ず確認するようにしましょう。

最後に確認することで認識のずれも起きにくくなりますし、そのまま次のアクションへも移行がしやすくなります。

参加者全員がファシリテーター意識を持つ

ファシリテーターは会議の目的を達成するために、どう円滑に議論を進めるか、どれだけ不快議論ができるかを考えています。

この考えはファシリテーターだけではなく、参加者全員が意識することで会議をより良くすることができます。

考えすぎて意見をしないのはダメですが、この意見は話が脱線しないか、会議の目的に沿った発言なのか、この会議での自分の役割は？といったことを考えてみましょう。

ひどい会議ですと誹謗中傷があるような会議もありますが、ファシリテーター意識を全員が持てばそういった会議にはまずならないはずです。

そもそも会議をやらない

ここまでは会議を円滑に進めるためのポイントを紹介してきました。

そのなかで「会議の目的をはっきりさせる」、「事前準備をする」のポイントがありました。

このポイントは会議を円滑に進めるだけでなく、問題点の整理に使えます。

会議をするにはなんらかの問題があり、それをコミュニケーションをとりながら解決したいという意図があるはずです。

そこを何も考えず、いきなり会議だ！という形でやるから話がまとまらなくなります。

そこを会議の目的をはっきりさせ、どういった会議にしようと考えているうちに問題点が整理され、そもそも会議形式で話し合わなくてもいいということがあります。

会議は事前準備時間＋参加者×会議時間の時間がかり時間コストとしては非常に高いです。

例えば準備時間1時間、参加者7人で会議1時間とすれば、総時間としては8時間となり、おおよそ一人が一日働く時間を消費しています。

そのため会議をせずチャットやメールですめば、それにこしたことはありません。

私自身も新人ときはすぐに会議、対面相談、電話相談をしていましたが、すぐに時間が無くなり仕事が思うように進まない時期がありました。

なんの問題を解決するために会議をするのか、その解決方法の相談に会議形式がベストなのかは会議を始める前にまず考えましょう！

まとめ：無駄な会議の削減

業務改善が進んでいますが、まだまだ多い無駄な会議。

そんな会議を少しでも改善する方法をここでは紹介しました。

ファシリテーター、参加者問わずできるポイントが多いのでぜひ参考にしてみてください。

もっと会議の進め方を学びたいという方はこちらの本も読んでみてください！