ビッグデータの活用、BIツールの活用といわれるようになった社会。
BIツールが浸透し、社内での利用やこれから使用していこうと考える方が多くなりました。
ただITに詳しい方であればBIツールがどういったものかご存知かもしれませんが、多くの方が使ってみるまでどんなものかわからないと思います。
また、BIツールというものが流行っているから、導入してうまく活用してみたいという方も多いのではないでしょうか。
そこでここでは次のような点について解説していきます。
- そもそもBIツールとは？
- BIツールのメリット・デメリットは？
- どんな人にBIツールは必要？おすすめ？
目次
BIツールとは？
BIとは？
まずはBIツールの頭にもついているBIという部分です。
BIはBussiness Intelligence（ビジネスインテリジェンス）の略称となります。
企業などの組織のデータを、収集・蓄積・分析・報告することで、経営上の課題を解決する際の意思決定に活かす方法となります。
経営やIT分野で幅広く用いられている用語で、データ（これまでの経験や現状）を整理し、今後どうするかの予測や判断をする方法になります。
BIツールとは？
ビジネスインテリジェンスを実現する・サポートするツールがBIツールとなります。
「Tableau」「Power BI」といった製品名はお聞きになったことがあるのではないでしょうか。
企業のデータの多くは、さまざまなシステムに保存され、一括管理・分析が難しい形になっているケースが多いです。
そういったデータをうまく加工して連携し、可視化・分析へとつなげるのがBIツールとなります。
その可視化・分析したデータをもとに、現状の進捗の把握や今後の方向性を決めていきます。
BIツールの主な機能
ビジネスインテリジェンスを実現・サポートするツールであるBIツール。
BIツールの主な機能としては4つあります。
ダッシュボード
経営に関わる情報や課題解決に向けての指標を可視化する機能です。
簡単に言えばグラフや表をわかりやすく見ることができるものです。
OLAP分析
OLAPはOnline Analytical Processingの略称で、多次元分析と呼ばれるものになります。
こちらも簡単に紹介すると複雑なデータを多くの視点から分析することができる機能になります。
データマイニング
データマイニングは統計学やパターン認識からデータの規則性や共通点を見つけるものとなります。
回帰分析やクラスタリングといったものがよく使用されるものとしてあげられます。
シミュレーション
こちらは名前から想像できる通り、過去の実績データから将来を予測する機能となります。
BIツールのメリット
複数のデータを集めて分析し、わかりやすく可視化
企業のデータの多くは、さまざまなシステムに保存されているケースが多いです。
この散らばったデータを連携、加工、分析して、一つのダッシュボードという形でわかりやすく可視化できるのが特徴の一つであり、導入するメリットの一つです。
ツールにもよりますが、多くのデータベースやファイルフォーマットと連携することが可能です。
現状を可視化して課題発見が容易
BIツールはデータの可視化に優れたソフトです。
リアルタイムにデータを見ることができ、日々見るべき指標についても可視化しておけるため、課題発見が容易になります。
課題や問題になりそうなところをすぐに発見できることから、この後どうするといった判断の部分にしっかりと時間をかけることができます。
BIツールのデメリット
導入する目的・運用方法を考える必要がある
BIツールは導入して終わりではありません。
ビジネスインテリジェンスを実現、サポートするツールですので、このツールをどういう風に活用していくを自社の仕事の状況に合わせて考えなければいけません。
運用方法をどう活用して意思決定に活かすかまで検討しなければ、導入して終わったり、十分な効果を発揮しないものとなっています。
ランニングコストがかかるものが多い
BIツールは多機能で複数人が使用することを想定しているため、有料であるものが多いです。
無料のツールもありますが、有料のものと比較すると機能制限も多く、使いやすさに難点があります。
料金はツールによってさまざまですが、使用人数や機能によって料金が分けられているケースが多いので、自身の利用に合ったものを選びましょう。
導入・保守に知識が必要
BIツールはインストールして終わりではなく、データベースとの連携やデータの集約・加工、その後の分析や可視化の設定が必要となります。
また、そういった設定が終わった後もビジネスの形態にあわせて、必要な分析を追加するといった作業が必要になります。
使用するにあたってもある程度知識が必要ですが、それ以上に導入・保守を行う方は経営やITに関わる知識が必須となります。
導入をBIツールのベンダーに頼むといった方法もあり、多くの企業で利用されていますが、導入後も長期間BIツールを使用していくことを考えると、自社内にBIツールに精通した人材は必要となってきます。
BIツールは必要かどうか？
「BIツールとは？」や「デメリット」にも記載しましたが、BIツールはビジネスインテリジェンスをサポートするツールですので、導入して終わりというものではありません。
そのためBIツールを使用するうえで、「課題設定」「データ収集・分析」「効果の把握」「意思決定」といったサイクルを繰り返す必要です。
データを活用してPDCAを回していくという考えがなければ、そもそもBIツールは必要にならないです（データを可視化するだけでは何も得られません）。
この前提があるうえで、データを活用してPDCAサイクルを回していける文化がある、その見込みがあるのであればBIツールは力を発揮してくれます。
実際にこういった環境であれば、BIツールがあったほうがより効果が発揮されます。
- データは複数のシステムにちらばり管理しづらい
- 複数のデータをさまざまな視点から見たい
- 現状の進捗をリアルタイムで把握したい
- 扱うデータが大規模である
- 経営やIT知識があり、複雑な機能を導入・保守していける人材がいる（取り組んでいきたい人材がいる）
逆に次のような環境であれば、導入の効果は少ないかもしれません。
- データが一か所で管理されており、可視化もできている
- 扱うデータが少ない
- 経営やIT知識があり、複雑な機能を導入・保守できる人材がいない
また、ランニングコストがかかるツールが多いので、そこをどう捉えるかも一つの選択肢になってきます。
BIツールを導入して得られる効果を具体的な金額に置き換えるの難しく、売り上げがあがったとしても、それがBIツール導入分がどの程度かは判断しにくいです。
もちろんこれまでのやり方をかえず、市場の状況も大きく変わらず、BIツールを導入し意思決定の判断スピードが速くなって売り上げが伸びたとなれば導入の効果は見えますが、市場の状況は絶えず変わりますし、やり方もどんどん変わっていくので、一概に売上アップの効果はすべてBIツールのおかげだとは言えません。
ただそういった変化する状況を柔軟に対応していけるのがBIツールを導入するメリットでもあります。
そのためまずは無料ツールや無料期間があるものを選ぶのも一つですし、段階的に環境を構築していくということでExcelやGoogleスプレッドシートではじめてみるのも一つですので小さくサイクルを構築していくことをおすすめします。
まとめ：BIツールとは？
企業などの組織のデータを、収集・蓄積・分析・報告することで、経営上の課題を解決する際の意思決定に活かすビジネスインテリジェンス、それをサポートするツールがBIツールとなります。
高性能なツールで多くのメリットがありますが、導入後の運用方法をしっかりと考えたうえで運用することが求められるツールでもあります。
運用方法まで決めて導入となるとかなり大がかりになるので、気になっている方は無料のツールや無料のライセンス版を簡単に触ってみて、どういったものかを把握するところから始めてみてはいかがでしょうか。
