仕事で時間がない状況を解消するためにすぐできる4ステップの方法

時間の大切さについて私たちはどれくらい認識しているでしょうか？

「よく時間がない」、「忙しいから後回し」といった理由で本当に大切なことから逃げてはいないでしょうか？

大事な時間をうまく作る・うまく使うのは自分の考え次第です。

当ブログでも時間の大切さ、時間を有効に使う方法を学ぶ方法をいくつか提供していますが、それでも仕事が忙しくて時間がないという方は多くいるでしょう。

そこでなぜ時間がないと思うのか、少しでも時間を作るにはどうしたらいいかについて、すぐにできる簡単なテクニックを紹介していきます。

仕事を少しでも仕事を早く終わらせて帰宅し、家での時間を増やしたいがどうしていいのかわからないという方向けに書いた内容です。

私も新卒で入社当時、仕事量が多く残業も多かったため、上司にアドバイスをもらい、今回紹介する方法を実践しました。

入社当時と比べて仕事効率が確かにあがり、多くの仕事をこなせるようになったので、その方法を紹介していきます。

なぜ時間がないのか？

いつも遅くまで残業をしている人はこの日本にたくさんいるのではないでしょうか。

ではなぜ時間がないのかについて、私なりに経験して感じたことを紹介していきます。

代表的なものとして次の5つがあげられるのではないでしょうか。

• やるべき仕事を把握できていない
• 仕事に対してどこまでやるかが具体的に決まっていない
• その日にやるべき仕事、目指すところが定まっていない
• 仕事量が一人でできる量を超えている
• 仕事に集中できる環境ではない

やるべき仕事を把握できていない

日々の仕事がある程度固定化されている人はおおむね決められた時間内に仕事が終わることが多いと思いますが、日によって仕事内容が異なる方はその日にやる仕事を把握していないとすぐにその日のタスク量をオーバーしてしまいます。

また、なにをやっていいかを把握していないと、行き当たりばったりの仕事になってしまって、まとめて仕事すれば効率がいいものが悪くなってしまいます。

仕事をやっていて、この仕事はさっきやった仕事と一緒に処理すればよかったと思う経験はないでしょうか？

仕事に対してどこまでやるかが具体的に決まっていない

こちらも時間がかかってしまう要因の一つです。

目の前の仕事がどこまでやっていいかわからず、無駄に時間をかけてしまうことがよくあります。

これは仕事を振る側も注意したい内容ですが、具体的にここまでのものをここまでの品質で作ってほしいというのが決まっていないとどこまでやっていいかわかりません。

終わりがわからず、上司から声がかかるまでその仕事をやり続けているといったことはしていないでしょうか？

その日にやるべき仕事、目指すところが定まっていない

その日その日でどこまで仕事をやるか決まっているでしょうか？

1週間で仕上げてくださいと言われている仕事を1日で仕上げようとしていないでしょうか？

もちろん言われた時間より短い時間で仕事をすることは大事ですが、残業をするということはそれだけコストがかかっているということを理解しましょう。

他の仕事との兼ね合いを見て、1週間後が納期であれば1週間で仕上げられるペースで1日の仕事量、目標値を設定しましょう。

仕事量が一人でできる量を超えている

こちらもよくある話ですが、一人でできる仕事量を明らかに超えて、仕事をふられることがあります。

その結果、徹夜で仕事をするといったことが平気で発生し、長時間労働が定常化します。

その状態で働き続けることが幸せであれば、そのまま働くことを止めませんが、不満があるのであれば、仕事量の調整や部署移動、転職など行動にうつしていきましょう。

仕事に集中できる環境ではない

仕事をしている環境が悪いと集中力が落ちるので一つ一つの仕事のスピードが確実に落ちていきます。

また、物理的に環境がよくても、電話が常時かかってくる、メールが常時とんでくる、誰かしらが仕事の内容について確認してくるという状態ですと、これも集中できない環境とも言えます。

その他プライベートのSNS等も仕事を阻害する要因です。

こういった仕事を阻害する要因をうまく取り除くことも仕事を効率よく済ませることにつながります。

一日の仕事を少しでも早く終わらせる4ステップ

前章で仕事で時間がかかってしまう要因について紹介しました。

これらの要因を少しでも解消し、5分、10分でも仕事を少しでも早く終わらせる方法として、すぐにできる簡単な方法を紹介していきます。

メモ帳とペンがあればすぐにできるので明日からでも実践可能です。

あまり多くを紹介しても最初からはできないので、まずはこの4ステップでできる方法を実践してみてください。

このステップで仕事の整理を行い、リストアップした仕事が終わればその日の仕事は終わりです、帰宅しましょう。

注意点としては、この仕事の整理に時間をかけたら本末転倒ですので5分～10分くらいを目安に整理を行いましょう。

一日にやるべき仕事をリストアップする

仕事を行き当たりばったりでやると効率が悪くなるので、やるべき仕事を整理して、仕事をする順番を決め取り組みましょう。

できれば前日の帰る直前にやって、次の日朝出勤後すぐに取り組めるようにしましょう。

最初は難しく考えず、メモ帳や不要な資料の裏にでも、明日またはその日にやらなければいけない仕事を書いてください。

書かなくても頭にタスクが入っているという人もいますが、タスクをアウトプットすることでタスクの整理、処理漏れをなくすことにつながるので、しっかりと書きましょう。

リストアップした仕事に達成目標を具体的に設定する

どこまでの品質を目指すか、どこまで仕上げたらOKにするかを具体的な値で設定して仕事に取り組みましょう。

最初のステップで仕事をリスト化したら、抽象的なタスクについて目標を設定しましょう。

例えば会議のプレゼン資料を作るという仕事があります。

漠然と作っていたら、無駄な時間を使ってしまいます。

こういった仕事であれば、まずMTGの重要度を考えて、身内の会議だけで多少間違えても問題ない資料であれば、30分くらいでポイントを絞ったものを作り、それ以上は時間をかけないと設定します。

商談にも関わる内容で非常に重要な会議であれば、2時間かけてプレゼン用の資料を作り、2時間で補足資料を作るといった設定をしましょう。

こちらも先ほど書いたメモにそれぞれ目標を書きましょう。

仕事に取り組む順番を決める

仕事のリストアップ、具体的な達成目標が決まったら、次は取り組む順番を決めます。

順番を決めるポイントとしては優先度が高いものから取り組みましょう。

優先度が良くわからないという方は、納期が早いものや別の人にお願いしなければいけない仕事から取り組んでいきましょう。

また、良く似た仕事はまとめて行うようにしましょう。

仕事に対して帰宅時間を設定する

上記の仕事量を整理できたら、帰宅時間を設定しましょう。

基本は定時帰りですが、残業が定常化してしまっている人は昨日より少しでも早い時間を設定できるようにしましょう。

終わりの時間を設定するとそれまでに終わらせよう、がんばろうという気が強くなりますので、仕事のスピードアップにつながります。

可能であれば、周りの社員に帰宅時間を宣言する、周り社員に言いにくければ家族やSNS等でつぶやいて目標に強制力を持たせましょう。

4ステップを考えるのが難しい場合

この4ステップを考えるのも難しいという人のために、シチュエーションごとに対処方法をいくつか紹介します。

リストアップ、目標設定に慣れていない方

はじめてリストアップや目標設定をする方や新入社員の方は慣れてくるまでうまく整理ができないかもしれません。

そのときは上司から仕事を振られた際に、どれくらいを品質の目標とすればいいか、どれくらいのペースで終わらせればいいか具体的に確認しましょう。

その確認した値に少し余裕を持たせて、日々の仕事のリスト化、目標設定を行って下さい。

仕事の裁量権がなく、上司が言う仕事を日々行っている方

上司に言われた通りの仕事をやっていたとしても上司の中にはどれくらいまでやるかというのはあるはずですので、今日はどこまでやるかをしっかりと確認しましょう。

確認したうえで、仕事量や目標値を設定しましょう。

逆に上司が今日やるべき仕事を教えてくれない、そんなことは考えず私の言うことだけを聞いてればいいんだといってくる場合は、今の仕事を少し考え直してみて下さい。

気軽に転職してくださいとは言いませんが、上司の言いなりで遅くまで残業することが本当に幸せなのか、その職場に自分は本当に必要とされているのかを考えてみましょう。

私は一度そういった上司にあたり、私という存在ではなく上司の言うことを従順に聞いてくれる人を必要としているんだなと感じ、部署替えをしてもらった経験があります。

まとめ：仕事で時間がない状況を解消する方法

仕事で時間がない状況を解消するためにすぐできる4ステップの方法を紹介させていただきました。

どの程度時間を短縮できるかについては個人差がありますが、すぐにできる方法ですので、ぜひ明日から試してみてください。

時間を有効に使うという点でなく、タスクの処理漏れ防止等にもつながる方法にもなります。

こちらは入門編になりますので、慣れてくるとタスク管理の方法を効率化したり、タスクの優先度を設定したり、そもそもやらなくてもいい仕事を増やさないなど、この方法からさまざまな方法に発展させていくことができます。

この方法を実践することで少しでも時間ができてくれば、さらに効率よく時間を使う方法を勉強したり、家族との時間にあてたりなど、生活をよりよくしていく時間にあててもらえればと思います。

時間を少しでも有効に使う勉強をしてみようと感じた方はこちらを読んでみてください。